Van Excel naar Azure cloudapplicatie met automatische koppelingen

1200 scholen hebben nu met 1 druk op de knop een plaatsingsadvies voor groep 8 leerlingen.

  • Deel:

Van Excel naar Azure cloudapplicatie met automatische koppelingen

azure cloudoplossing met automatische koppelingen

De plaatsingswijzer is een instrument waarmee een basisschool tot een goed onderbouwd schooladvies voor het voortgezet onderwijs komt. Omdat de Excel Plaatsingswijzer geen import functie kende, werden de CITO scores handmatig overgenomen. Veel werk dus. Een proces dat zeker efficiënter kon en ook anders moest, aangezien docenten veel liever voor de klas staan dan dingen overtypen. Het werd tijd voor een Azure cloudoplossing met automatische koppelingen.

van excellijst naar webapplicatie

Bijna 1200 basisscholen gebruikten de Excel Plaatsingswijzer, waarbij elke school gebruik maakte van een eigen lokale versie Hierdoor was het onmogelijk om de Plaatsingswijzer centraal bij te werken. Iedere school deed dat zelf, zodat er een risico ontstond dat niet altijd met de laatst bijgewerkte versie gewerkt werd. Excel is best gebruiksvriendelijk, maar het gemak neemt af naarmate een Excel ‘tool’ complexer wordt. Dit gold ook voor de Plaatsingswijzer. Onze collega’s doken graag in een oplossing om van de excellijsten af te komen en een gebruikersvriendelijke webapplicatie te ontwikkelen.

 

HET PROBLEEM

moeilijk up to date te houden en tijdrovend in gebruik

De Excel Plaatsingswijzer zoals hierboven beschreven was moeilijk up to date te houden en was tijdrovend in gebruik. Er groeide een behoefte aan een methode die centraal bijgehouden kon worden, die minder foutgevoelig en minder complex van opzet zou zijn en docenten tijd zou besparen.

 

DE OPDRACHT

Maak van de Excel Plaatsingswijzer een webapplicatie

De opdracht aan ons; realiseer een webapplicatie, een azure cloudoplossing met automatische koppelingen, die de huidige handmatige Excel manier van werken vervangt. Hierbij was het uitgangspunt dat de functionaliteit van de bestaande Excelsheet leidend was. Daarnaast waren er aanvullende eisen zoals:

  • Eenvoudig in gebruik
  • Tijdbesparend
  • Specifieke gebruikersgroepen (school, docent, organisatie Plaatsingswijzer) faciliteren met nieuwe functionaliteiten

 

DE OPLOSSING

Multi tenant Webbased Plaatsingswijzer met koppelvlakken

Na een agile ontwikkelperiode van circa 10 weken (5 sprints) is de Excel Plaatsingswijzer omgebouwd naar een gebruiksvriendelijke webapplicatie, waarbij een aantal gebruikersgroepen nieuwe functionaliteiten heeft gekregen om enerzijds het beheer van de applicatie makkelijker te maken en anderzijds om ‘handwerk’ bij de docent weg te nemen. Zo is de webbased Plaatsingswijzer bijvoorbeeld voorzien van een  koppeling met een aantal leerling administratiesystemen waardoor gegevens (automatisch) ingeladen kunnen worden.

  • De scholen kunnen nu CITO-vaardigheidsscores van leerlingen uit diverse leerlingvolgsystemen importeren in de Plaatsingswijzer
  • Docenten kunnen nu in gesprekken met ouders gebruikmaken van een gegenereerde rapportage
  • De organisatie achter plaatsingswijzer kan het normenkader (rekenmodel) centraal gaan beheren
  • Ondersteuning meerdere data structuren van de verschillende toetsaanbieders
  • Koppeling met CITO LOVS (DULT koppeling)

Om de applicatie aan meerdere scholen aan te kunnen bieden is er bij de opzet van de architectuur gebruik gemaakt van een ‘multi-tenant’ patroon. Dit betekent dat in één technische omgeving alle klanten gecombineerd worden. Daarbij zal er op basis van autorisaties wel/geen toegang zijn tot functies en/of data.

 

RESULTAAT

Gebruiksvriendelijke Plaatsingswijzer

Uit een enquête onder 988 leerkrachten van groep 8 blijkt dat de nieuwe Plaatsingswijzer als zeer ondersteunend wordt ervaren bij het plaatsingsadvies. Ook zijn zij blij met het gebruiksgemak en de vormgeving.

  • EENVOUDIG IN GEBRUIK

Het overzichtelijke ontwerp maakt het voor de docenten zeer eenvoudig om mee te werken.

  • TIJDWINST

De koppelingen, importmogelijkheden en gebruikersgemak leveren heel veel tijdswinst op.

  • BEHEERBAAR

Onderhoud en doorontwikkeling kan centraal uitgevoerd worden, zonder uitrol van nieuwe versies op alle scholen afzonderlijk. Stichting Plaatsingswijzer kan op een simpele manier de scholen voorzien van de laatste versie.

  •  FLEXIBEL

Omdat het verschillende toetsvormen ondersteunt. Kan makkelijker nieuwe vorm faciliteren. Het speelveld is aan verandering onderhevig. De huidige opzet faciliteert een snelle en makkelijke integratie van een nieuwe toetsaanbieder.

Meer weten over deze case of Azure cloudoplossingen?