Van SharePoint naar cloudbased studentenbegeleidingssysteem

Wat doe je als 1000 gebruikers het studentenbegeleidingsprogramma liever niet meer willen gebruiken? De reden uitvragen natuurlijk. Wat bleek? Het invoeren en opvragen van informatie leverde meer tijdverlies op dan gebruiksgemak. En het was niet AVG-proof. Kortom: het oude systeem was aan vervanging toe.

  • Deel:

Van SharePoint naar cloudbased studentenbegeleidingssysteem

Het Deltion College in Zwolle is niet zomaar een school. Deze MBO beroepsopleidingen gigant heeft 225 opleidingen onder 1 dak voor 19.000 studenten; jong én oud, in vele branches, voltijd en deeltijd én op ieders niveau. Bij de begeleiding van leerlingen komt veel kijken, zodat er gebruik werd gemaakt van een zelf ontwikkeld studentenbegeleidingssysteem met dossiers over de studieloopbaan. Echter, dit systeem werd nauwelijks gebruikt en voldeed niet meer aan de AVG- richtlijnen. Het platform moest dus op de schop! Tijd voor onze software engineers om een gebruikersvriendelijke cloudbased applicatie te ontwikkelen.

HET PROBLEEM

Niet AVG- compliant en twijfels over data integriteit

Het bestaande studentenbegeleidingssysteem was bedoeld voor de circa 1000 studieloopbaanbegeleiders (SLB’ ers) en personeel. Het systeem ondersteunt het proces rond studieloopbaanbegeleiding waarbij meerdere dossiers via een dashboard ingezien kunnen worden. Het gaat om dossiers met vertrouwelijke informatie over de studenten. Het systeem was echter traag waardoor het opvragen en invoeren van gegevens lang duurde wat de gebruikerstevredenheid niet ten goede kwam. Nog vervelender, het systeem kon niet langer meer de privacy garanderen van de studenten en vertrouwelijke data raakte soms zoek.

 

DE OPDRACHT

Herbouw studentenbegeleidingssysteem

Omdat men onvoldoende vertrouwen had in de doorontwikkeling van het huidige systeem in SharePoint is er gekozen om het systeem volledig te vervangen. Het Deltion College had een duidelijk referentiekader voor wat betreft de functionaliteiten, namelijk de oorspronkelijke requirements van het oude systeem.

De opdracht was verder om het nieuwe systeem te implementeren, preventief en correctief te onderhouden en te hosten. Er waren ook aanvullende eisen zoals:

  • Digitale workflow voor studievoortgang en begeleiding
  • Bij ontwikkeling rekening houden met Privacy by Design
  • Technisch en functioneel robuust (stabiel)
  • Schaalbaar
  • Goed onderhoudbaar

 

 

 

DE OPLOSSING

Cloudbased applicatie; stabiel en AVG proof

In een agile ontwikkelperiode van circa 5 maanden is een nieuw, veilig en robuust studentenbegeleidingssysteem ontwikkeld door een team van ontwikkelaars van Get There. Vervolgens heeft een data migratie plaatsgevonden en is het oude systeem uit gefaseerd.

Het nieuwe platform biedt een overzichtelijk dashboard met gegevens die van belang zijn voor de studieloopbaanbegeleiding. Vanuit het dashboard kunnen verschillende activiteiten, trajecten en digitale workflows worden gestart die variëren van uitnodigingen voor een afspraak tot het sturen van een officiële uitschrijf-brief via de onderwijs administratie.

Door de juiste software architectuur te kiezen is het verwerken van gegevens een stuk sneller geworden. De webapplicatie voldoet aan de AVG- richtlijnen omdat tijdens het gehele traject Privacy bij Design principes zijn toegepast.

 

TECHNIEK / AANPAK

Voor de ontwikkeling van het nieuwe platform is bewezen technologie gebruikt die breed in de markt is ingezet, waaronder Azure Cloud componenten. De kwaliteit en de performance van het systeem kreeg daarmee een goede stabiele basis.

Daarnaast hebben wij de SOLID principes toegepast: vijf ontwerpprincipes die bedoeld zijn om softwareontwerpen begrijpelijker, flexibeler en beter onderhoudbaar te maken. En, wij hebben een Behaviour Driven Development (BDD) aanpak gehanteerd, gecombineerd met unit tests, zodat we tegemoet kwamen aan de gestelde kwaliteitseisen. Ook zijn vanaf het begin security principes ingebouwd in de ontwerpfase. Als voorbeeld hiervan de toepassing van Privacy by Design met belangrijke aspecten als degelijk ontworpen rollenbeheer en toepassing van encryptie.

 

HET RESULTAAT

Goed werkend platform met tevreden gebruikers.

Binnen gestelde tijd en budget is een nieuw studentenbegeleidingssysteem opgeleverd met tevreden gebruikers.

 

  • TEVREDEN GEBRUIKERS

De applicatie doet wat het moet doen en werkt snel. Vanaf de eerste demo was men al enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid en werking van het systeem.

  • AVG- PROOF

Er verdwijnt geen data meer en de data is veilig opgeslagen.

  • TIJDSWINST

Opvragen en invoeren van gegevens werkt sneller door verbeterde architectuur.

Meer weten over deze case of over een cloudbased studentenbegeleidingssysteem?