Digitaliseren papieren aanmeldproces

Voor het aanmelden van nieuwe leerlingen en zij-instromers in het voortgezet onderwijs hebben wij een digitaal aanmeldformulier ontwikkeld. Het resultaat is een solide aanmeldportaal dat zowel voor de school als voor de ouders winst oplevert. Nieuwe leerlingen en zij-instromers in het voortgezet onderwijs melden zich nu digitaal aan. Voor de scholen betekent het o.a. tijdwinst, foutreductie, een lage beheerintensiteit en een eenvoudige import in het leerlingadministratiesysteem.

  • Deel:

Van papier naar online aanmeldportaal met Leerlinq

Eén van de grootste VO scholen in het noorden, Christelijke Scholengemeenschap Groningen (CSG), kwam bij ons met een interessant vraagstuk. Zij vertelden dat ieder jaar weer duizenden basisschool leerlingen of zij-instromers zich inschrijven met een papieren aanmeldformulier. Omdat het telkens weer een enorme klus was om al deze papieren aanmeldingen te verwerken was het CSG op zoek naar een efficiëntere manier van inschrijven. Van papier naar online aanmeldformulier dus. Een mooie klus voor Get There om dit proces te digitaliseren.

HET PROBLEEM

Foutgevoelig en arbeidsintensief

De handgeschreven formulieren waren vaak niet goed te lezen, incompleet of onjuist ingevuld. Daarnaast moesten alle formulieren ook nog eens handmatig overgezet worden in het leerling administratiesysteem. Verder was het voor de inschrijver ook een flinke opgave om zich aan te melden: aanmeldformulier opvragen of downloaden, printen, invullen en opsturen. Dit voelde voor veel ouders als een ouderwets systeem. Voor zowel de school als de inschrijver was de aanmelding en de verwerking ervan een tijdrovend proces waarin een vergissing snel gemaakt is.

 

DE OPDRACHT

Digitaliseren papieren aanmeldproces

De opdracht was het realiseren van een digitaal aanmeldformulier en een bijbehorende beheerapplicatie die gehost moesten worden in Azure. Kortom, het volledig digitaliseren van het papieren inschrijfproces. De belangrijkste doelen van het digitale aanmeldformulier waren enerzijds om de foutgevoeligheid van handmatig ingevulde formulieren weg te nemen en anderzijds ouder(s)/verzorger(s) te voorzien van informatie over de inschrijving van de betreffende leerling(en).

 

ONZE OPLOSSING

Cloudbased aanmeldportaal

Na een korte agile ontwikkelperiode is een digitaal aanmeldportaal ontwikkeld. Dit portaal bestaat uit een webapplicatie voor aanmelden en uit een uitgebreide beheermodule voor de school. Het aanmeldportaal vervangt het hele analoge proces van inschrijven in een digitaal proces. Toekomstige leerlingen hoeven geen papieren inschrijfformulier in te vullen en op te sturen maar kunnen zich nu online aanmelden. Geholpen door verschillende controle slagen in de software wordt ervoor gezorgd dat de inschrijver de juiste informatie aanlevert. Daarnaast kan de school de inschrijving vanuit de beheermodule nu digitaal verwerken en importeren in het leerling administratiesysteem.

 

RESULTAAT

Efficiënte verwerking inschrijving geeft tijdswinst

Christelijke Scholengemeenschap Groningen en ook de inschrijvers zijn na de invoering van het aanmeldportaal zeer enthousiast. De inschrijvers zij vooral enthousiast omdat zij niet meer handmatig formulieren hoeven in te vullen. De school is blij omdat het de formulieren nu digitaal kan verwerken met veel minder fouten.

  • Efficiënter werken

De aanmeldingen kunnen digitaal verwerkt worden en hoeven dus niet meer overgetypt te worden. Daarnaast zorgt het systeem dat dat de aanmeldingen completer zijn en minder fouten bevatten door allerlei slimme checks.

  • Verhoogde klantvriendelijkheid

Digitaal aanmelden is laagdrempelig en geeft de inschrijver een hoop gemak (ten opzichte van een papieren inschrijfformulier invullen en opsturen).

  • Sneller inzicht aanmeldingen

School krijgt sneller inzicht in het aantal inschrijvingen waardoor het maatregelen kan treffen voor wat betreft marketing doeleinden en/of roostering van personeel.

Leerlinq

Uit de bovenstaande case is het product van Leerlinq ontstaan. Wil je meer komen te weten over Leerlinq en benieuwd hoe onze oplossing ook voor jullie voor meerwaarde kan zorgen? Neem dan een kijkje voor extra informatie:

Lees meer over Leerlinq

 

 

Vraag hier vrijblijvend een gratis demo aan!

Meer weten over deze case of over het online aanmeldportaal?

Meer van onze klantcases lezen?

Centraal Dataplatform als datahub

tijdwinst, meer uit data halen én verbeterde datakwaliteit voor woningcorporatie Actium

Onderwijsplansysteem voor het basisonderwijs

planningstool: leerlingen volgen en (passend) onderwijs plannen

Van SharePoint naar cloudbased studentenbegeleidingssysteem

Cloudbased AVG-proof platform